4 dicas para fazer uma reunião produtiva

Tem muita gente que entra em desespero só de ouvir a palavra “reunião”. A sensação, no entanto, não é infundada. São raros os trabalhadores que afirmem nunca ter participado de alguma reunião que poderia ter sido resolvida de forma muito mais rápida e objetiva. Nem sempre fazer a reunião ideal é um trabalho fácil. Para ajudar as suas próximas, confira quatro dicas!

1. Faça um roteiro: defina os pontos que precisam ser abordados e ordene-os por prioridade. É praticamente impossível ter um roteiro perfeito, mas ter os objetivos em mente já torna a reunião mais produtiva. Se possível, delimite um tempo para cada tópico. Não se esqueça de compartilhar esse roteiro com todos os participantes ou deixá-lo à vista no local em que a reunião estiver acontecendo.
2. Escolha bem os participantes: quantas vezes você já se viu em uma reunião à qual tinha pouco a acrescentar? Para que isso não aconteça, identifique as pessoas que realmente estão envolvidas com as decisões que serão tomadas. Reduzir ao máximo o número de participantes permite, ainda, que todos tenham a oportunidade de expressar sua opinião.
3. Faça uma ata: anote o que foi decidido de cada tópico para que ele seja encerrado. Caso alguém queira voltar ao assunto, pondere se não é possível retomar a conversa em outro momento ou mesmo por e-mail para que a reunião prossiga. Não é preciso ser intolerante, mas voltar a um assunto já encerrado aumenta as chances de que pontos já decididos voltem a ser discutidos.
4. Defina um líder: de nada adianta ter feito um roteiro se não houver alguém que o lidere. Esse representante precisa ser uma pessoa inteirada no assunto e capaz de trazer os participantes de volta ao tema principal caso a reunião se perca por alguns momentos. Essa mesma pessoa pode ser a responsável por repassar a ata aos participantes e relembrar os próximos passos de cada um depois da reunião.