5S para os pequenos negócios

Você já ouviu falar do método 5S de qualidade? Ele é um método de qualidade baseado em mudanças de hábitos, desenvolvimento das pessoas e melhoria do ambiente de trabalho. É uma filosofia de organização corporativa que veio do Japão e a sigla se refere à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (disciplina) e Seiketsu (higiene).

Implementando alguns passos simples, é possível potencializar resultados e eliminar desperdícios nos negócios. Selecionamos algumas dicas para colocar em prática cada um dos cinco elementos do método, adaptados para a sua realidade. Vamos lá?

Descarte: uma mesa de trabalho cheia de papéis e outros objetos que muitas vezes nem fazem parte do dia a dia das suas atividades pode atrapalhar – e muito – o desempenho da sua função. E isso vale para todos os setores: a cozinha de um restaurante com utensílios que não são mais utilizados ou que estão velhos demais; o local onde são armazenados os produtos com caixas vazias, itens que não serão mais vendidos ou maquinário antigo que não é mais usado; sala da administração com material de campanha publicitária antiga e outros papéis que não serão mais utilizados, e por aí vai. Por isso, para implementar o 5S, o primeiro passo é jogar fora, doar ou reciclar tudo o que não tem mais função na empresa e que só está lá atravancando espaço ou deixando o local desorganizado. A ideia aqui é separar o que é útil do que não é. Melhorar o uso do que é útil.

Organização: depois de descartar tudo o que não tem mais função, é hora de organizar. Setorizar os itens é a melhor maneira de saber onde está cada coisa. A papelada de contratação de funcionários, contas e todos os itens relacionados à administração devem ficar em local seguro, em pastas, gavetas e arquivos, de preferência por ordem alfabética. Os produtos perecíveis devem ser organizados por data de validade e em local apropriado, com atenção especial para a temperatura e umidade; panfletos, folders, cardápios e itens promocionais precisam ficar no escritório. Manter todos os setores da empresa organizados é imprescindível para o bom funcionamento do seu negócio. Coloque em prática o comando: um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar.

Limpeza: ter uma rotina de limpeza em cada setor deixa o ambiente mais agradável para trabalhar, além de ser imprescindível em setores como comércio e alimentação. O ideal é ter pelo menos uma pessoa responsável pela limpeza e fazer com que os funcionários tenham a consciência de não sujar o ambiente de trabalho e, se sujar, limpar imediatamente. O conceito aqui é: limpar e evitar sujar.

Higiene: manter o local de trabalho sempre favorável à higiene e saúde. Nesse caso, o conceito de saúde é muito mais amplo, englobando a saúde mental também. Cuidar da aparência e da higiene pessoal, manter hábitos de vida saudáveis, evitando comer e beber no local de trabalho, por exemplo, além de não fumar – o que já é proibido em inúmeras empresas.

Ordem mantida: depois de colocar tudo em prática, é hora de se comprometer a manter a ordem e todos os conceitos mencionados acima. Com isso, haverá redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização. Assim, é possível aumentar a produtividade e a eficácia dos serviços prestados.