As reformas são inevitáveis para quem trabalha com o público e deseja manter o ponto de venda sempre atrativo. Agilidade e qualidade são critérios indispensáveis, mas quando as obras começam, têm início também os problemas. Não é à toa que, normalmente, as reformas nos pontos de venda são comunicadas aos clientes com a frase: “Desculpem-nos o transtorno, estamos em obras para melhor atendê-los”. O momento da reforma é, geralmente, marcado por contratempos, ainda que seja pelo objetivo de oferecer mais conforto aos clientes.

Para ser bem-sucedida, a reforma deve começar antes das obras: planejamento é a ordem dos especialistas. O Engenheiro Civil Ricardo Fernandes Moraes, CEO da Metroll, empresa especializada em gerenciamento de obras no varejo, defende que antes da obra começar, deve haver uma definição clara e exata de quais intervenções serão feitas. “É fundamental definir o escopo da reforma. Isso está diretamente ligado a qual objetivo o varejista quer atingir. O objetivo é melhorar a exposição do produto? Acabar com os gargalos no estoque? Resolver problemas de balcão e caixa? Essas respostas definem o direcionamento da obra e evitam problemas com orçamento e prazo”, explica.

Além da definição do propósito da reforma, Moraes explica que a comunicação é outra questão fundamental em uma reforma de ponto de venda. “A logística da obra deve estar combinada com a operação da loja, o gestor da obra deve estar sintonizado com o dono do ponto”, diz. Dados do Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute – PMI) apontam os problemas de comunicação como os mais comuns entre os enfrentados pelas empresas brasileiras ao executarem seus projetos. Logo atrás vem a indefinição do objetivo, o não cumprimento dos prazos e as mudanças constantes do escopo.

Aberto ou fechado?

Para fazer a reforma, o varejista enfrenta o dilema de realizá-la com a loja aberta ou fechá-la enquanto durarem as obras. Ricardo acredita que é possível realizar a reforma com o ponto de venda aberto. “Dá para manter o PDV aberto. Temos experiência nesse modelo de ação, que é comum no varejo nacional e foram também. Essa decisão depende muito do varejista e do segmento do varejo em que ele atua. Como uma regra geral, a partir de 200 metros quadrados é possível reformar com a loja aberta”, explica.

“Quando reformamos com a loja aberta, vamos trabalhando por quadrantes, isolando áreas e trabalhando nelas. Quando as áreas estão prontas, invertemos os quadrantes nos fins de semana ou durante a madrugada”, detalha. Ele orienta ainda que qualquer reforma seja feita fora do período das datas comemorativas. “É importante atentar que essas datas podem ser diferentes dependendo do segmento do varejo”. Ricardo, entretanto, alerta os lojistas em relação às vendas. “É importante o lojista ter em mente que feita com a loja aberta ou com a loja fechada, a reforma vai impactar nas vendas”, previne.

Começando a obra

Depois do planejamento, o próximo passo é preparar o estabelecimento para a reforma. O Diretor da Informov Engenharia e Arquitetura, Murilo Toporcov, diz que após analisada toda a logística da obra para criar os acessos para carga / descarga e acesso de pessoas, isola-se a área da intervenção, o que normalmente é feito com divisórias. “As divisórias funcionam para que não tenha interferência visual na área do PDV que continua em atividade”, diz. Além disso, ele explica que deve ser feita a proteção de toda a área de fluxo da obra, para possibilitar o trânsito de pessoas e equipamentos sem danificar pisos e paredes. “Muitas vezes as pessoas finalizam a obra principal e descobrem que precisam fazer outra obra para recompor o que foi danificado”, alerta.

Murilo diz ainda que, antes de começar a obra, não se pode esquecer a infraestrutura básica para os funcionários da obra, como a instalação de bebedouros, vestiário e até banheiros químicos, que muitas vezes são necessários para reduzir a dispersão do fluxo de pessoas. “Definir um horário específico para serviços com barulho também é importante para não incomodar as áreas que permanecem em atividade”.

A comunicação visual deve ser realizada para orientar os consumidores enquanto durar a reforma. “É muito importante que a sinalização esteja bem visível e disposta de maneira clara. Cones com fitas zebradas e correntes ajudam a orientar o fluxo e oferecem mobilidade. Para obras de maior duração, investir em divisórias é válido, pois dá para montá-las e desmontá-las, reutilizando-as para mais de uma obra, viabilizando o custo”, explica.